Mailgewoontes en langetermijngeheugen
Een tijd geleden raakte ik in gesprek met een kennis die ik met name op feestjes ontmoet. Wat me opvalt: Bij sociale gelegenheden gaat het vaak over werk. En op het werk, bij de koffiemachine, juist over wat we in onze vrije tijd doen.
Ik snap dat op zich wel, zeker als je interessant werk hebt. Mijn favoriete onderwerp is het geheugen, praat daar altijd graag over. Maar deze keer ging het over mailgedrag. Moeilijk voor te stellen dat dat iemands passie is, tenzij je timemanagementtrainer bent.
Mijn gesprekspartner Ronny vertelde dat hij dagelijks werd overspoeld met mails, als een lopende band in een film van Charlie Chaplin (ken je niet? Zoek op YouTube). Zijn aanpak: snel scannen, kort reageren, en ondertussen steeds geïrriteerder raken door onduidelijke berichten. De stroom aan mails was meer een storm die zorgde voor onweer in zijn hoofd, die vaak pas rustig werd na een simpel telefoontje. Vaak los je met ouderwets bellen zaken sneller op dan al die digitale berichten.
Ik vertelde over mijn eigen mailgewoonte, ooit opgepikt tijdens een training. Het idee is simpel: elke mail krijgt een helder kernwoord in de onderwerpbalk, voorafgegaan door een pijltje.
Dat klinkt niet bijzonder, want iedereen gebruikt een onderwerpregel. Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Als ik reageer op een mail, pas ik de onderwerpbalk aan met een nieuw kernwoord, opnieuw met een pijltje. Zo ontstaat een korte, inhoudelijke keten van maximaal drie stappen.
Een voorbeeld. Ik stuur iemand een bericht om af te spreken:
→ keertje afspreken?
De ontvanger reageert met voorstellen:
Re: → keertje afspreken?
Ik kan niet en stuur alternatieven. Ik haal de “re” weg en zet een nieuw onderwerp erin:
→ alternatieve data → keertje afspreken?
Als dat ook niet lukt, stel ik voor om te bellen:
→ vanmiddag bellen → alternatieve data → keertje afspreken?
Daarna pakken we de telefoon en is het geregeld.
Wat levert dit op? De voortgang van de mailwisseling is in één blik duidelijk, door de onderwerpbalk van rechts naar links te lezen. En belangrijker: ik beperk mezelf tot maximaal drie stappen. Dreigt het langer te duren, dan bel ik. Zo voorkom ik dat mijn mailbox een chatomgeving wordt.
De reactie van Ronny
Tevreden nam ik een slok bier. Probleem opgelost, dacht ik.
“Denk je dat ik hier tijd voor heb?” was zijn reactie.
Voor hem kostte het aanpassen van de onderwerpbalk juist tijd. Zijn werkwijze was snelheid: lezen, reageren, verzenden. Ondertussen bleven nieuwe mails binnenkomen die ook om snelle antwoorden vroegen. Hup, door.
Zijn frustratie zat vooral in de kwaliteit van de mails: vage onderwerpen, lange teksten zonder kern, en cc’s waarvan je je afvraagt waarom je ze krijgt. De stroom ging door, tot iemand het zat was en de telefoon pakte.
Mijn methode vond hij omslachtig. Ik vond zijn manier onoverzichtelijk. We stonden daar allebei met een werkend systeem dat voor de ander niet werkte.
Geheugenles uit een mailgesprek- Mailgewoontes en langetermijngeheugen
Wat hier speelt, gaat verder dan mailgedrag. Het raakt aan hoe gewoontes werken.
Onze manier van doen zit opgeslagen in het langetermijngeheugen. Die gewoontes hebben we ooit aangeleerd, bewust of onbewust, en worden vaak versterkt door de omgeving waarin we werken. In mijn geval een wat formelere werkwijze, bij Ronny een cultuur waarin de mailbox meer als chat fungeert.
Dat maakt gedrag hardnekkig. Je verandert het niet zomaar, zelfs niet als je de nadelen ziet.
Neem iets simpels als een toetje na het eten. Als dat een vaste gewoonte is, kost het moeite om ermee te stoppen als je dat zou willen. Stoppen met roken is nog duidelijker: zelfs als de nicotinebehoefte niet meer in je lichaam zit, blijft de neiging bestaan. Wat diep in het (lichaams-)geheugen zit, stuurt gedrag.
Zo ook bij mailen. Ik kon Ronny niet overtuigen, omdat zijn werkwijze past binnen zijn werkomgeving. Andersom zou ik best wat losser kunnen mailen, maar dat zit weer niet in mijn systeem.
Veranderen is dus lastig, zelfs bij kleine dingen. Ons langetermijngeheugen is een krachtige stuurman.
Tegelijk zit daar ook de sleutel. Als je begrijpt hoe gewoontes ontstaan en worden opgeslagen, kun je ze ook beïnvloeden. Het begint met bewustzijn: zien dat je gedrag voortkomt uit wat je hebt ingeslepen. Daarna kun je gericht nieuwe gewoontes opbouwen die beter voor je werken.
Misschien betekent dat voor mij iets minder formeel mailen. En voor Ronny iets meer structuur of in kleine stapjes de bedrijfsmailcultuur proberen te verbeteren.
Hoe je geheugenprocessen kunt inzetten voor echte gedragsverandering? Als ik dat nu ga vertellen dan wordt de blog te lang. Daarom de teaser: De volgende keer vertel ik je hoe je met kennis van geheugenprocessen een gewoonte wél ombuigt zonder wilskracht-marathon.
Memoryspeaker
Waar geheugen, aandacht en focus samenkomen
Neem contact op om te sparren
Geef een reactie